Afin de promouvoir et de faire rayonner la littérature, l’UNEQ coordonne, depuis 1979, le programme Tournées-rencontres, financé par le Conseil des arts du Canada. Faire connaître la littérature canadienne à travers le pays, par le biais de ceux qui la font, c’est-à-dire les écrivaines et les écrivains : voilà l’objectif principal du programme.

Plus de 200 rencontres sont soutenues annuellement à travers le Canada. Le programme Tournées-rencontres s’applique uniquement aux membres de l’Union des écrivaines et des écrivains québécois (UNEQ); pour des rencontres, lectures et courtes conférences organisées par des bibliothèques, des organismes à caractère culturel (maisons de la culture, musées, galeries d’art, etc.), des collèges ou des universités au Canada. Ce programme ne s’adresse pas aux institutions des niveaux primaire et secondaire.

L’UNEQ paie un cachet de 285$ à l’écrivaine ou l’écrivain ainsi que ses frais de transport. Un cachet peut être divisé entre deux personnes (142,50$ chacun) pour une rencontre conjointe (aucune autre répartition de cachet n’est admise). Si la demande de l’organisme est acceptée, des frais de gestion de 80$ (taxes en sus) sont exigés.

Les demandes doivent être soumises au secrétariat de l’UNEQ, par courriel, lors des dates d’ouverture suivantes :

• Pour les rencontres ayant lieu entre le 1^er avril et 31 août : à compter du 1^er février, 9 h;
• Pour les rencontres ayant lieu entre le 1^er septembre et le 31 décembre : à compter du 1^er juin, 9 h;
• Pour les rencontres ayant lieu entre le 1^er janvier et le 31 mars : à compter du 1^er octobre, 9 h.

Si l’une de ces dates tombe une fin de semaine ou un jour férié, la date est reportée au jour ouvrable suivant. Aucune demande ne sera acceptée avant la date prévue et l’heure indiquée.

Organiser une rencontre en cinq étapes

1. Admissibilité

• Admissibilité de l’organisme
  • Est admissible : bibliothèque, organisme à caractère culturel (événement, maison de la culture, musée, galerie d’art, etc.), librairie, lieu de diffusion culturel, collège ou université au Canada. Non-admissibles : institutions des niveaux primaire et secondaire;
  • Le maximum de rencontres qui peuvent être soutenues lors d’une année (du 1^er avril au 31 mars) est de quatre.
• Admissibilité de l’écrivaine ou écrivain
  • Membre de l’UNEQ depuis au moins trois (3) mois au moment de la demande et au moment de la rencontre. Pour vérification, cliquez ici;
  • Autrices et auteurs de fiction (poésie, roman, nouvelles, contes, théâtre, littérature jeunesse), de biographies ou d’essais littéraires. Non-admissibles : autrices et auteurs de livres de développement personnel, de guides touristiques, de bibliographies, de livres de recettes, de catalogue d’exposition, de manuels d’instruction, de guides pratiques, d’ouvrages destinés à l’enseignement ou de livres de référence spécialisés;
  • Le maximum de cachets qui peuvent être accordés à un auteur lors d’une année (du 1^er avril au 31 mars) est de quatre. L’autrice ou l’auteur qui effectue une tournée de rencontres en région éloignée (à plus de 500 km de son domicile) a droit à un cachet supplémentaire lors de l’année, pour un maximum de cinq.
• Admissibilité de la rencontre
  • Avoir lieu dans un endroit public;
  • Aucun frais d’admission ne doit être exigé;
  • Escompter un minimum de 15 participants.

2. Communication avec l’écrivaine ou l’écrivain

• Vérifier sa disponibilité;
• Vérifier son admissibilité (si le nombre de cachets maximum a été atteint, par exemple);
• Convenir des frais liés à la rencontre.

3. Présentation de la demande

• Remplir et envoyer le formulaire de demande à la date convenue. Merci de remplir un formulaire distinct par activité (si, par exemple, l’écrivaine ou l’écrivain effectue deux rencontres, vous devez remplir deux formulaires de demande en inscrivant des dates différentes pour chacun).
• Les demandes doivent être soumises en remplissant le formulaire ci-dessous, lors des dates d’ouverture suivantes :
  • Pour les rencontres ayant lieu entre le 1^er avril et 31 août : à compter du 1^er février, 9 h*;
  • Pour les rencontres ayant lieu entre le 1^er septembre et le 31 décembre : à compter du 1^er juin, 9 h;
  • Pour les rencontres ayant lieu entre le 1^er janvier et le 31 mars : à compter du 1^er octobre, 9 h.
• Évaluation des demandes
  • Certaines mesures positives ont été mises en place afin d’optimiser l’atteinte des objectifs visés par le programme et de respecter les partenariats existants entre divers organismes et l’UNEQ. Les demandes qui correspondent à ces mesures sont donc priorisées et peuvent être déposées avant la date d’ouverture afin que les cachets nécessaires soient réservés. Les mesures positives sont les suivantes :
    • Petites communautés (moins de 2 000 habitants);
    • Régions éloignées (plus de 500 km du domicile de l’invité);
    • Communautés de minorité linguistique;
    • Demandes présentées par les associations régionales d’auteurs.
  • Hors des priorisations effectuées pour les demandes qui font partie de ces mesures positives, les demandes — si admissibles — sont acceptées par ordre de réception (première reçue, première acceptée). À NOTER : les cachets disponibles pour chacune des périodes sont rapidement distribués, souvent dès les premières minutes de l’ouverture. Il est donc important d’envoyer vos formulaires dès 9 h.
  • Délai : généralement, les réponses sont envoyées, par courriel, dans la semaine qui suit la date d’ouverture.
  • Notez que si votre demande est refusée et qu’il vous est possible de la reporter à la période suivante, votre demande sera alors priorisée lors de la prochaine ouverture.

4. Acceptation de la demande

• Vous recevrez, par courriel, la lettre d’entente (stipulant les conditions et règlements mentionnés ci-dessus) ainsi que la facture des frais de gestion (80$ + taxes);
• Dès réception de la lettre d’entente signée (par courriel ou par la poste), les documents nécessaires seront envoyés à l’auteur par l’UNEQ (nous traiterons ensuite directement avec l’auteur pour le paiement du cachet et le remboursement des frais de transport).

5. Suivi

• À la suite de la rencontre, l’écrivain doit remplir, signer et retourner le formulaire de paiement et de remboursement ainsi que le rapport d’appréciation qui lui ont été envoyés au préalable (sur réception de la lettre d’entente signée);
• Aucun document n’a à être transmis par l’organisme d’accueil.

Frais liés à la rencontre

• Frais encourus par l’organisme :
  • Frais de gestion, payables à l’UNEQ, sur acceptation de la demande : 80$ (taxes en sus);
  • Frais de séjour (repas et hébergement), payables à l’autrice ou l’auteur.
• Frais assumés par le programme :
  • Cachet de 285$ par rencontre (pouvant être divisé entre deux personnes, au maximum, participant à une même rencontre);
  • Frais de transport : si l’écrivain doit se déplacer à plus de 25 kilomètres de son lieu de résidence (50 km aller-retour), les dépenses encourues par le transport peuvent être remboursées jusqu’à un montant maximum de 400$.

Les organismes d’accueil peuvent collaborer avec d’autres organismes régionaux pour mettre sur pied une tournée. Le montant maximum remboursable par rencontre (400 $) est applicable aux deux premières rencontres, alors que celui alloué pour une troisième et quatrième rencontre est de 300 $ par rencontre, jusqu’à concurrence de 1 400 $ pour les quatre rencontres.

La demande peut donc se faire ainsi :

• Frais de déplacement pour une tournée avec la même écrivaine ou le même écrivain :
  • 1^re rencontre individuelle : maximum de 400$;
  • 2^e rencontre individuelle : maximum de 400$;
  • 3^e rencontre individuelle : maximum de 300;
  • 4^e rencontre individuelle : maximum de 300$;
  • Pour un total n’excédant pas 1 400$ et sur remise de pièces justificatives.

Tout type de frais de transport doit être au nom de l’auteur·e invité·e et doit avoir été préalablement payé par cette personne. Nous ne rembourserons pas les frais encourus par les organismes hôtes ou les représentants des auteurs et autrices. En cas d’annulation, les frais suivants sont imposés à l’organisme-hôte :

• Avis de 72 heures : aucun frais;
• Si l’écrivaine ou l’écrivain a dû se déplacer : 285$ + ses frais de transport et séjour;
• S’il y a moins de 15 personnes : 285$ + frais de transport et séjour de l’écrivaine ou écrivain + frais de gestion.

Formulaire d’inscription du programme Tournées-rencontres

Afin de compléter une demande d’inscription au programme Tournées-rencontres, veuillez remplir le formulaire d’inscription en cliquant sur ce lien.